業務環境の改善 | 株式会社シーボーン

業務環境の改善

当たり前の様にどこのオフィスでもパソコンが使用されておりますが、日本の場合はワープロ文化というものが一世風靡したことが災いし、どこの仕事場を覗いても、清書マシンの様な使われ方をされているのが現状です。

実際にお伺いすると、パソコンを導入してIT化の波に乗っていると思われている処でも…

  • 担当者が休みで、本人のパソコンの中のどこにデータがあるのか判らない
  • お客様の情報を個人個人が管理しているので、一度間違いを注意されたのに他が直っておらず怒られた

などという課題や悩みを抱え、目に見えない無駄作業/重複作業で、最も高価な人件費というコストを消失していないでしょうか?

弊社では、電子化の潮流の中で実際に利用者側だった経験や、大手企業の中から全社のIT環境統一を推進してきた経験などを踏まえ、皆様のサイズに合わせた環境をご提案し、段階を踏みながらそのカルチャーの変革、推進をお手伝いさせて頂いております。

ファイル作成/保存環境の共有化

折角のネットワーク時代。各パソコンのハードディスク(記憶領域)がどんどんと大きくなっているからと言って、好き勝手にデータをそこに作ったのでは他の人は誰も使えませんし、故障時は復旧も容易ではありません。

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そこでファイルを一括保管するサーバー(ファイルサーバー)を置き、皆が決められたフォルダに保存すれば、実は次に示す様な2次的効果が上がります。

  • 誰もが認識している保存場所なので、作りかけのデータの進捗具合も判る
  • 一人の工夫やノウハウも、保存されているファイルを通して流用することで、皆のレベルアップに繋がる
  • 全データが一カ所にあるので、そこでバックアップを取れば、全てのデータ保全が図れる
  • 端末が万が一壊れても、他の端末を利用して即時業務を再開出来る
  • 退職や配置転換等で担当者が代わっても、引継ぎ等が容易

ポイントは一つ、「プライベートでは有り得ても、組織で仕事している以上、"個人のデータ"などと言うものは存在しない」という意識をしっかり上から下までの関係者が共有することです。

弊社では、サーバ環境の設置から運用・権限等に応じたフォルダ構成・アクセス権の設定、実際に使用する社員教育・マニュアル作成、更には運用時の障害等の緊急対応(必要に応じて代替機の貸し出し)などまで、全域に渡りお客様の業務の継続性をサポート致しております。

データの集約・標準化/利用環境の統一

ハガキは宛名ソフト、封筒はラベル印刷ソフト、書類関係はExcel/Wordまたは一太郎…と各々が使いやすいと思うものを自由に使用していると別のパソコンではファイルが開けない、体裁が崩れるなどの問題が生じます。

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ある程度は会計システムや電子カルテシステムなどの専用ソフト/ツールを使うは止むを得ないかと思います。

ですが、会員/顧客情報や文書管理、宛名印刷やラベル印刷などの汎用的なものは、基本的なツールとしてインストールされているMicrosoft-Officeで処理できる環境を構築してしまえばどの端末でも共有して利用できるようになります。

みんなが同じように使うのでデータの一元管理ができ、使い方のノウハウも蓄積されます。
また、余計なソフトの購入・設定がなくなるので、最低限のコストで楽に入れ替えが可能となります。

専用ソフトの導入検討支援

業務内容によっては専用ソフトが必要になる場合があります。
色々あるソフトを調べ、メーカーに問い合わせても彼らはいい話しかしませんし、実務を知らないので、導入してみたら目的に合っていなかった。なんてことも起こりえます。

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ユーザーに大切なことは、その専用ソフトそのものでは無く、使用してそこに労力を掛けて入力したデータです。

IT業界では長年の慣習で、顧客取り込み・確保の為に、自社ソフト(ツール)でなければ見れない独自のデータ形式にしてみたり、入力されたデータを外部に吐き出すのにもオプションツールの購入を求めたり、作業費を要求したりと、ユーザー側の資産ともいえるべきデータに対して、まるで占有権を主張する様な風潮があります。

従って、導入して、運用を開始してしまってからでは手遅れで、検討段階からそのデータのオープン性、標準化環境とのデータのやり取りの可否等について検討し、場合によっては導入前の必要機能として要求すべきものであると思います。

弊社では、次に示す様な通訳、交渉代行、橋渡しをお客様側の立場に立って支援致します。

【お客様に対して】
  • メーカーの営業/技術者の言葉を素人の言葉に置き換えてご説明致します
  • お客様の要望や疑問をメーカーの営業/技術者が理解できるように説明致します
  • メーカーの営業/技術者が説明しないお客様側のリスクをメーカに対して指摘し、お客様に分かり易いように説明致します
  • 最大限に活用出来るように、メーカー側でカバーしていない機能や標準化環境との連携機能を弊社が出来る範囲でご用意致します
  • 搬入・設置に関して、専門知識を有していないお客様に代わって弊社が出来る範囲でメーカーの搬入・設置現場立会い代行、指導等フォローを致します
【メーカーに対して】
  • お客様のご要望や実環境における制約等を、お客様に代わってメーカーの営業/技術者が理解出来るように説明致します
  • メーカー側でカバーしていない機能や標準化環境との連携機能を弊社が出来る範囲でフォローします
  • 搬入・設置に関して、専門知識を有していないお客様に代わって弊社が出来る範囲で、メーカーの営業/技術者のフォローをします

業務の標準化環境への落とし込み

人間はファジー(曖昧)でも対応出来ますが、コンピュータは機械ですから一定のルールが無ければ対応出来ません。

かと言って、プログラミングで作りこんでしまえばかなりの事が出来ますが、莫大な初期投資と維持費が掛かってしまいます。

実は利用環境の標準化を行い、そこに業務を落とし込むという事は、裏を返せば業務を整理し、シンプル化することに繋がり、業務処理効率のアップ、データ精度の向上にも繋がり、最終的には業務品質も高まります。

また標準的な環境で、標準的な機能や仕組みで作られたカラクリは、WindowsやMicrosoft-Officeがバージョンアップしてもあまり影響を受けませんから、非常に長い期間使い続けることが出来ますから、一時的に高額費用に思えても、一人当たりの一日単位で見れば数十円のコストにしかなりません。

【事例1】:受発注業務処理システム

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  • 何らかの金銭のやり取りが有れば、そこでは会計上、税務上記録をする必要が有ります
  • 会計事務所等が入っていれば、会計ソフトまで導入しなくてもある程度の事であればExcelで処理可能です
  • また会計ソフトは見積や請求書作成機能は無いですから、業種別見積ソフトを別途…という話になりかねません
  • であれば、標準環境のExcelを用いて一工夫し、押印した原本控えはスキャナでPDF化してしまえば、すべて電子化出来てしまいます
  • これにより手作業の効率化だけでなく、経理原本保存等の紙媒体で高額な賃料スペースを食い潰すという無駄も排除出来ます
  • 更に弊社の作りは全てお客様との信頼関係の上で処理の仕組み(計算式等)オープンにしておりますので、税率変更等の簡単な改修はご自身でも可能です

【事例2】:健康診断レポートシステム

  • どこでもしている健康診断ですが、先生の専門性を含めた独自のコメントを入れたい/自費なんだからそれなりのレポートを渡したいというような要望に応えて、簡便なExcelで仕組み作りが可能です
  • 血液検査会社は独自システムの売り込みを図ってきますが、作り込みしたシステムですので、専用用紙が必要になったり個別のレポート形式には対応出来ませんので、前項の様な小回りは効きません
  • 弊社が先生を支援させて頂き、技術的な検査会社との調整は弊社で引受け、先生のご要望をお伺いしてオリジナルのレポートが作成できます
  • 電子カルテシステムが入っていれば、そのメーカーと調整し連携を取ることも可能でしょうし、レセコンしか無くても単独で使える様になっておりますから標準環境のパソコンやプリンタがあれば利用可能です

【事例3】:ダイナミクス連携・健康診断レポートシステム

  • 吉原先生自らがお作りになった電子カルテシステム「ダイナミクス」もMicrosoft-Accessを利用した、ある意味標準化環境の上で作り上げられたものとも言えます
  • そして更に、様々なメーカーの閉鎖的環境に嫌気がさして吉原先生自らお作りになったということで、非常にオープンですですが、流石に全国の先生方のご要望にきめ細かくは対応出来ないので、同システム内の健診レポートは非常に簡素ですから、前述した「是非オリジナルの!」という先生方の欲求は満たされません
  • しかし、オープンだからと言って「ダイナミクス」のプログラムの中身に手を入れたら、都度の薬価改定やバージョンアップの際に余計なトラブルや厄介な手間をその度に抱え込むことになります
  • 従って弊社では、Microsoft-ExcelとMicrosoft-Accessの連携機能を用いて、Accessのレポート機能(表を作る機能)よりも簡便なExcelを用い、更に必要な情報はExcelで外部に持つことにより柔軟で簡便な仕組みを実現しております

【事例4】:会員管理を中心とした統合業務処理システム

  • 会員制の組織では必ず発生するのが入退会の管理並びに会費徴収です
  • これだけならいくらでも市販されているシステムは有りますが、医師会の場合は地域医療貢献の各種活動も為さって居り、各種理事会や委員会などの出務、健診/検診などの委託業務や休日応急診療所への医師としての勤務なども有り、これらを全てカバーするシステムは無く、尚且つ医師会様毎に仕組みも業務も微妙に異なります
  • 更に金銭のやり取りに関しては会計システムと連動する必要も出て来ますし、行政に対する委託事業の請求業務や傘下の先生やクリニックに対する支払明細の発行など多岐にわたり、それらを各業務担当がそれぞれにやり方が個別処理為さっているのが現状ではないでしょうか?
  • いずれにしても、会員制の組織ですから会員管理が基本ではあるものの、全体を見渡して基本部分を定義しなければ、いつの間にかまた個別業務の乱立になってしまいます
  • 弊社では、全体の業務整理を念頭に置いた上で、お客様内のカルチャーの醸成を促しながら段階を追って全体の業務処理が、標準のツール(Microsoft Excel/Word)だけで行えるような業務環境の実現をお手伝いさせて頂いております